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Um ihre Abrechnungsprozesse weiter zu digitalisieren und effizienter zu gestalten, entschied sich die Zuther + Hautmann GmbH gemeinsam mit der M Assist GmbH für die Einführung des ImageLink-Verfahrens. Ziel war es, papierbasierte Abläufe abzulösen und manuelle Arbeitsschritte durch einen durchgängig digitalen Prozess zu ersetzen.
Der Nutzen der Umstellung zeigt sich deutlich im Arbeitsalltag: Wie Sven Ruthenberg von Zuther + Hautmann uns mitteilte, nahm die Abrechnung mit der AOK zuvor rund vier Tage pro Monat in Anspruch; durch den Einsatz von ImageLink reduziert sich der Aufwand heute auf etwa einen halben Arbeitstag (ca. 4 Stunden). Die Mitarbeitenden werden dadurch spürbar entlastet und gewinnen Zeit für fachliche Aufgaben und die Bearbeitung von Sonderfällen.
Vor der Einführung von ImageLink waren im Abrechnungsprozess mehrere manuelle Schritte notwendig. Originaldokumente mussten mit Barcodes versehen, archiviert und für die Abrechnung wieder aus dem Archiv herausgesucht werden. Anschließend wurden Rechnungen gedruckt, mit den entsprechenden Unterlagen zusammengeführt und per Post an die Krankenkassen versendet. Diese Abläufe waren zeitaufwendig und mit zusätzlichem organisatorischem Aufwand verbunden.
Gemeinsam mit der M Assist GmbH sowie in Abstimmung mit der beteiligten Krankenkasse wurde daher ein Projekt initiiert, um die Abrechnungschrittweise zu digitalisieren und den bestehenden Prozess effizienter zu gestalten.
Im Projekt mit Zuther + Hautmann erfolgte die Umsetzung in mehreren Phasen. Für die Implementierung des ImageLink-Moduls wurden in enger Abstimmung zwischen Zuther + Hautmann, der beteiligten Krankenkasse und der M Assist GmbH die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Einführung geschaffen. Im nächsten Schritt wurde die bestehende Softwareumgebung bei Zuther + Hautmann entsprechend erweitert und technisch eingerichtet.
Darauf folgte ein gemeinsamer Vor-Ort-Termin, bei dem das neue Verfahren im Sprint getestet und die Mitarbeitenden im Abrechnungsbereich mit den neuen Abläufen vertraut gemacht wurden. In einer anschließenden Testphase wurden zunächst einzelne Rechnungen parallel zum bisherigen Verfahren verarbeitet. Auf diese Weise konnten mögliche Probleme frühzeitig erkannt und gemeinsam mit der Krankenkasse sowie den Entwicklern der M Assist GmbH behoben werden.
Nach erfolgreichem Abschluss dieser Testphase wurde das Verfahren schließlich gemeinsam mit der Krankenkasse produktiv geschaltet und vollständig in den regulären Abrechnungsprozess integriert.
Mit der Einführung von ImageLink haben sich die Abläufe im Abrechnungsprozess grundlegend verändert. Viele manuelle Tätigkeiten, die zuvor notwendig waren, entfallen heute vollständig. So müssen Originaldokumente nicht mehr manuell archiviert und für die Abrechnung herausgesucht werden. Auch das Drucken von Rechnungen sowie das Zusammenstellen der Abrechnungsunterlagen ist nicht mehr erforderlich.
Die Rechnungsdaten werden stattdessen digital und rechtssicher signiert, verarbeitet und direkt über ImageLink an die Krankenkassen übermittelt. Darüber hinaus entfallen Begleitzettel, Druckprozesse und der Versand von Unterlagen per Post. Dadurch reduziert sich nicht nur der organisatorische Aufwand, sondern auch die Durchlaufzeit im gesamten Prozess.
Die Abrechnung kann heute weitgehend automatisiert erfolgen und beispielsweise über Nacht vollständig verarbeitet werden. Die Mitarbeitenden im Abrechnungsbereich werden dadurch deutlich entlastet und können sich stärker auf fachliche Prüfungen sowie die Bearbeitung komplexerer Fälle konzentrieren.
Neben der organisatorischen Entlastung bringt die digitale Abwicklung auch messbare wirtschaftliche Vorteile mit sich. Durch den Wegfall von Druck, Papier und Postversand sinken die laufenden Sachkosten im Abrechnungsprozess nachhaltig.
Besonders deutlich wird der Effizienzgewinn beim Zeitaufwand: Insgesamt reduziert sich der monatliche Bearbeitungsaufwand im Abrechnungsprozess erheblich. Dadurch kann die Abrechnung deutlich schneller abgeschlossen werden. Die Verbesserungen im Arbeitsalltag waren bereits unmittelbar nach der Produktivnahme des Verfahrens spürbar. Nach einer kurzen Testphase konnten die neuen Abläufe vollständig übernommen werden und tragen seitdem zu einer deutlich effizienteren Abwicklung der Abrechnung bei.
Die Einführung von ImageLink zeigt, wie digitale Lösungen bestehende Abrechnungsprozesse nachhaltig verbessern können. Durch die strukturierte Einführung, die enge Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten sowie eine kontrollierte Testphase konnte das Verfahren erfolgreich in den laufenden Betrieb integriert werden.
Heute profitiert Zuther + Hautmann von effizienteren Prozessen, reduzierten Sachkosten und einer spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden im Abrechnungsbereich.
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