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Was einst 1912 als kleine Werkstatt für Chirurgiemechanik im hessischen Marburg begann, ist inzwischen zu einem der führenden Unternehmen des Sanitätsfachhandels in Hessen und Deutschland geworden. Seit der Gründung vor über 100 Jahren ist das Unternehmen stetig gewachsen und zählt heute rund 350 Mitarbeitende. Mit inzwischen mehr als 25 Niederlassungen, verteilt in Nord-, Mittel- und Osthessen, zahlreichen produktspezifischen Onlineshops und einem großen Logistikzentrum in Lahntal nahe Marburg versorgt Kaphingst ihre Kund:innen nicht nur in ganz Deutschland, sondern auch weit über die Landesgrenzen hinaus. Ihre Geschäftsbereiche sind die Reha-Technik, Orthopädie-Technik, Orthopädie-Schuhtechnik und Medizintechnik, das klassische Sanitätshausgeschäft sowie zahlreiche Gesundheitsprodukte im Freiverkauf. Kaphingst versorgt sowohl Privathaushalte als auch Kliniken, Pflegedienste und Praxen.
Im Jahr 2020 startete das Sanitätshaus Kaphingst mit der Einführung von KUMAVISION med ERP und im Juli 2021 erfolgte der gleichzeitige GoLive aller Filialen sowie der Webshop-Anbindung. Die M Assist begleitete dieses Projekt in allen Geschäftsbereichen, von der Rezeptabwicklung, über das Sanitätshaus bis zu Finanzen, Controlling, Supply Chain Management und Service. Kaphingst hatte zu der Zeit durch verschiedene Zukäufe mehrere ERP- oder Abrechnungssysteme im Einsatz. Ziel war die Verschmelzen der Systeme und Harmonisierung der Prozesse über alle Einheiten und Geschäftsbereiche hinweg. Die Branchenlösung von KUMAVISION erwies sich als die einzige am Markt, die den Anforderungen von Kaphingst in Bezug auf Größe, Wachstumsfähigkeit, Skalierbarkeit, Controllingmöglichkeiten und die Abbildung von Compliance-Anforderungen gerecht wurde.
Im Rahmen des Projekts wurde nicht nur das ERP-System eingeführt, sondern auch der firmeneigene Webshop angebunden, eine Schnittstelle zu „Sanitätshaus Aktuell” umgesetzt und eine professionelle Tourenplanungssoftware implementiert. Zusätzlich wurde eine Controllingstruktur auf Basis von Microsoft Power BI geschaffen, und M Assist Dashboards wurden eingeführt. Die Digitalisierung und weitgehende Automatisierung der Dokumentenablage sowie die Einführung wiederverwendbarer M Assist-Software für die automatische Verarbeitung anderer Dokumente sollen in den nächsten Jahren zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Abrechnungsquote führen. Zudem konnten auch die Verlängerungen und Weiternutzungen der Versorgungen automatisiert werden.
Parallel dazu wurden die Beschaffungs- und Logistikprozesse über die gesamte Organisation hinweg vereinheitlicht und in der EDV abgebildet. Jedes Außenlager und jede Filiale von Kaphingst verwalten nun einen definierten Mindestbestand aller Artikel, wobei die Lager automatisch nachbestückt werden. Dadurch konnte ein standardisiertes und optimiertes Produktportfolio in den verschiedenen Regionen und Filialen geschaffen werden.
„Die Einführung einer vollwertigen Warenwirtschaft war für alle eine große Herausforderung. Die Einführung war ein sehr harter Weg, aber aufgrund der partnerschaftlichen Zusammenarbeit und ganzheitlichen Beratung mit der M Assist am Ende doch erfolgreich. Wir merken mittlerweile in kleinen Schritten die positiven Effekte und sind für zukünftiges Wachstum viel besser aufgestellt. Wir beschäftigen uns jetzt gemeinsam mit der M Assist mit Detailverbesserungen, um unsere Prozesse noch weiter zu digitalisieren. Darüber hinaus werden zusätzliche Marketing-Bausteine in KUMA entwickelt, im Sinne der Stärkung unserer Kundenorientierung”, sagt Boris Pichler, Geschäftsführender Gesellschafter von Kaphingst.
Nach erfolgter Einführung übernahm Kaphingst das Vital-Zentrum Ruppert mit ihren Filialen. Im Zuge dieser Übernahme wurde das neue Mitglied in die bestehende Business Central Lösung integriert. Das gesamte Projektteam konnte auf vorherige Erfahrungen zurückgreifen und für einen reibungslosen Übergang von Ruppert sorgen.
Gleichzeitig wurde eine Entwicklungspartnerschaft zwischen der M Assist und Kaphingst geschlossen, um durch SCRUM ein praxisorientiertes Modul für die Abwicklung der Herstellung in der Orthopädie-Technik und Orthopädie-Schuhtechnik zu entwickeln. Kaphingst brachte dabei Fachwissen und Praxis-Know-how ein, während die M Assist sowohl das technische Verständnis als auch zusätzliche Expertise beisteuerte. Parallel dazu begleitete die M Assist die Umstellung von einer dezentralen Abrechnung der Regionen auf eine zentrale Abrechnungsstelle im Hauptsitz in Lahntal. Dabei wurde der zukünftige Prozess definiert und Schritt für Schritt gemeinsam umgesetzt.
Bei Kaphingst sind zahlreiche weitere Projekte bereits in Planung und Umsetzung. Dazu zählen wegweisende Maßnahmen wie die Digitalisierung des Fahr- und Außendienstes sowie die Integration von WhatsApp für eine effektive Kundenkommunikation. In strategischen Angelegenheiten, darunter die Umsetzung des eRezepts, der TI und die Einführung des ImageLink-Verfahrens zur elektronischen Abrechnung, setzt Kaphingst vertrauensvoll auf die Expertise von der M Assist. Boris Pichler betont:
„Veranstaltungen wie das FutureLab oder das Papier zu Pixel Event der M Assist bieten uns eine exzellente Plattform, um über die Zukunft des Gesundheitsmarkts zu diskutieren, sie mitzugestalten und uns mit anderen Leistungserbringern auszutauschen".
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